Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu nhập khẩu hoặc xuất khẩu thật sự — nhưng chưa từng có phòng xuất nhập khẩu, và không chắc nên bắt đầu từ đâu: không biết tra mã HS, chưa hiểu Incoterms, chưa từng làm việc với forwarder, và lo ngại làm sai thủ tục sẽ bị giữ hàng ở cảng.

Không có phòng XNK không đồng nghĩa với không nhập/xuất khẩu được

Nhiều công ty nghĩ rằng phải tuyển một đội ngũ XNK chuyên trách trước khi dám thực hiện lô hàng đầu tiên. Trên thực tế, với lượng hàng chưa đủ lớn để nuôi một phòng ban cố định, thuê ngoài phần này là lựa chọn hợp lý hơn nhiều về chi phí lẫn thời gian triển khai.

Một công ty chưa có kinh nghiệm XNK cần chuẩn bị gì

  • Xác định rõ mặt hàng, quy cách và số lượng dự kiến
  • Kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện cấm/hạn chế nhập khẩu hay cần giấy phép chuyên ngành không
  • Xác định mã HS để biết mức thuế và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
  • Có nhà cung cấp/khách hàng nước ngoài rõ ràng, hoặc cần hỗ trợ tìm nguồn/tìm buyer
  • Chuẩn bị ngân sách cho hàng hóa, vận chuyển quốc tế và các chi phí phát sinh tại cảng

DA Global Sourcing đóng vai trò gì

Thay vì tuyển nhân sự và mất vài tháng đào tạo, doanh nghiệp có thể giao toàn bộ quy trình cho DA Global Sourcing: kiểm tra chính sách nhập/xuất khẩu, xác định mã HS và thuế, tìm nhà cung cấp nếu cần, đàm phán hợp đồng, kiểm tra chứng từ, đặt lịch vận chuyển, khai báo hải quan và xử lý C/O, cho tới khi hàng về đến kho. Doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.

Khi nào nên tự xây phòng XNK, khi nào nên thuê ngoài

Nếu khối lượng hàng hóa đã đủ lớn và ổn định (ví dụ nhiều container mỗi tháng, quanh năm), tự xây đội ngũ nội bộ có thể tiết kiệm hơn về dài hạn. Nhưng nếu nhu cầu còn theo từng lô, theo mùa vụ, hoặc doanh nghiệp muốn thử nghiệm một mặt hàng mới trước khi cam kết đầu tư, thuê ngoài giúp bắt đầu ngay mà không phải gánh chi phí cố định.

Câu hỏi thường gặp

Lần đầu nhập khẩu, tôi cần chuẩn bị gì trước khi liên hệ?
Chỉ cần mô tả mặt hàng, số lượng dự kiến và (nếu có) nhà cung cấp — phần còn lại DA Global Sourcing sẽ tư vấn cụ thể.

Chi phí thuê ngoài phòng XNK có đắt hơn tự làm không?
Với khối lượng vừa và nhỏ, thuê ngoài thường rẻ hơn vì tính theo dự án thực tế, không phải chi phí cố định của một phòng ban.

Nếu sau này khối lượng hàng lớn hơn thì sao?
Mô hình dịch vụ mở rộng theo nhu cầu — không cần chuyển đổi hệ thống hay tìm đơn vị khác khi quy mô tăng lên.